Archives Des «ententes d'achat» sont convenues entre Montréal et des fournisseurs afin de réaliser des économies dans l'achat de biens en gros comme pour le sel de déglaçage, la papeterie ou des mélanges bitumineux.

Impossible de savoir si la Ville de Montréal fait réellement des économies lorsqu’elle achète des biens en gros, selon le rapport de 2014 du vérificateur général (VG).

La Ville de Montréal a des ententes pour lui permettre d’économiser de l’argent lorsqu’elle achète un grand nombre de biens, mais une mauvaise gestion à l’interne l’empêche de savoir si les fonctionnaires respectent bel et bien ces ententes, a observé Jacques Bergeron, vérificateur général de la Ville de Montréal, dans son dernier rapport. Impossible donc de savoir si la Ville tire pleinement profit des économies liées à ces ententes d’achat, par lesquelles des fournisseurs assurent à Montréal un prix fixe dans ses achats en gros, un certain délai de livraison et la qualité du produit.

Au moment de l’achat d’une grande quantité de biens, comme du chlore, des fournitures de bureau ou des mélanges bitumineux, les fonctionnaires responsables ont l’obligation d’utiliser les ententes disponibles. Ils doivent en principe entrer les détails de leur commande et le nom de l’entente utilisée dans le logiciel interne SIMON.

Mais lorsque le VG a voulu vérifier si le processus était bien suivi, il s’est buté à des documents mal remplis et incomplets. Il a découvert, en fait, que la section réservée à l’inscription du numéro de l’entente d’achat n’est pas obligatoire au moment de l’inscription d’une commande dans le logiciel SIMON. «De ce fait, il pourrait ne pas être complété par les utilisateurs», précise le VG. Des intervenants lui ont également avoué que le système est truffé d’erreurs dans la saisie des ententes.

Ce «manque de rigueur» empêche de donner un portrait réel de l’utilisation des ententes et des économies générées, regrette le VG. Des représentants de la Ville lui ont révélé que ces ententes ne sont pas toujours utilisées, dans le cas par exemple où «elles ne correspondent pas à leurs besoins».

«Donc, on ne connaît pas les ententes, on ne sait pas si elles sont respectées et on ne connaît pas non plus les achats qui se font hors ententes», a déploré M. Bergeron au moment de la publication de son rapport, en début de semaine.

Sans indicateur de performance ni mécanisme de reddition de compte pour évaluer ces stratégies d’approvisionnement, les fonctionnaires de la Ville réalisent plutôt une reddition de compte «de manière informelle ou en fonction de demandes particulières», selon les informations obtenues par le VG.

Personnel mal informé
Alors que la Ville souhaite informer ses fonctionnaires des différentes ententes d’achat créées pour s’assurer du suivi de celles-ci, les mécanismes de communication «ne permettent pas toujours d’obtenir l’assurance que les intervenants […] sont systématiquement informés», a toutefois observé le VG.

L’information relative aux nouvelles ententes est bien souvent transmise par des envois courriel du bulletin «Info-achats». Mais les 25 listes de courriels, dont celles servant à la transmission de ces bulletins, sont «en partie désuètes», ont avoué au VG les représentants du Service de l’approvisionnement.

Les responsables ne prennent pas nécessairement connaissance de ces bulletins, «soit parce qu’ils n’en perçoivent pas l’importance, soit parce qu’ils estiment ne pas être concernés par leur contenu».

Et les conséquences sont réelles. «En 2013, une portion des approvisionnements en chlore aurait été effectuée hors ententes, puisqu’[un fonctionnaire de l’arrondissement Mercier-Hochelaga-Maisonneuve] n’avait pas eu connaissance d’une nouvelle entente d’achat négociée», souligne le VG dans son rapport.

Les fonctionnaires peuvent aussi prendre connaissance des différentes ententes d’achat négociées par la Ville en les cherchant dans un moteur de recherche, mais celui-ci est imprécis. «À titre d’exemple, le libellé de l’une des ententes d’achat pour le chlore est le suivant: «Fourniture et livraison d’hypochlorite de sodium 12%, en vrac». Ainsi, en faisant la recherche avec le mot «chlore», le moteur de recherche indique qu’aucune entente n’a été trouvée», illustre le VG.

En réaction à ce rapport, l’administration Coderre a aussitôt assuré que ses services amélioreront «les systèmes informatiques, les outils de communications et l’information transmise portant sur chaque entente-cadre sera précisée et améliorée».

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