Loin d’être entourés de papiers anciens, les archivistes de Saint-Laurent se chargent désormais principalement de la gestion électronique des documents. À l’occasion de la Journée internationale des archives, le 9 juin, et du 125e anniversaire de Ville de Saint-Laurent, ils ont ouvert leurs portes aux Nouvelles Saint-Laurent.

«Notre rôle a beaucoup évolué au fil des années», explique l’analyste en gestion intégrée des documents, Josée Chevrier, qui travaille avec une équipe de quatre personnes au sein de la division des ressources informationnelles et de la gestion intégrée des documents (DRIGID).

Installés dans un bureau lumineux de la mairie, les archivistes travaillent depuis 2016 à la mise en place du logiciel Loupe, le surnom de l’outil de gestion intégrée de l’information Ultima à l’arrondissement.

«Certains services mettent l’accent sur la numérisation. Nous avons décidé de nous occuper de la gestion en amont, car tout est produit électroniquement aujourd’hui», explique Mme Chevrier, en poste depuis 23 ans.

Le rôle de la DRIGID est de conserver les archives qui découlent de l’activité municipale principalement. Les documents produits par les différents services de l’arrondissement sont donc immédiatement stockés dans le logiciel dès leur création.

«Nous pouvons aussi gérer la sécurité, c’est-à-dire qui a accès à quel dossier, ainsi que garantir l’intégrité des documents», précise l’analyste, dont l’équipe doit faire beaucoup de soutien aux usagers de ce nouvel outil au sein de l’administration laurentienne.

En fonction du calendrier de conservation, les pièces peuvent être actives, semi-actives ou détruites. Moins de 20 % sont gardées de manière permanente. Il s’agit notamment des cartes et plans, des résolutions et règlements municipaux, des inventaires d’aqueducs et de réseaux.

«Dans un contexte administratif, ces informations sont des outils de prise de décision et d’appui aux activités courantes, souligne Mme Chevrier. À plus long terme, la conservation de certains documents constitue notre mémoire institutionnelle.»

Exporter l’expertise
La gestion numérique des archives s’exporte, notamment dans le cadre du projet d’informatisation du registre foncier en Haïti, auquel participe l’archiviste de Saint-Laurent.

«Nous sommes une dizaine de Montréal mobilisés et travaillons depuis la Direction générale des impôts en Haïti pour restaurer, sécuriser, numériser et indexé le registre foncier», explique Mme Chevrier, qui sera sur place ce mois-ci.

En collaboration avec le gouvernement haïtien, la Fédération canadienne des municipalités et la Ville de Montréal chapeautent ce projet, qui permettra à terme l’enregistrement des actes notariés directement dans le nouveau registre informatisé.

La loi exige encore la retranscription à la main des actes de propriétés pour qu’ils soient reconnus légalement dans ce pays des Caraïbes, une méthode jugée fastidieuse. Le projet, financé par Affaires mondiales Canada à hauteur de 9 M$, se poursuit jusqu’en 2020.

Conserver l’ancien
Si l’heure est à la numérisation, notamment des microformes, dont l’arrondissement possède quelque 1 000 bobines, les documents les plus significatifs sont bien entendu conservés dans la «voute».

«Au-delà des archives qui découlent de l’activité municipale, nous conservons des photos de famille qui illustrent le territoire laurentien, de vieux annuaires de Saint-Laurent et le bottin des Pères Sainte-Croix par exemple», indique Mme Chevrier.

Parmi les documents datant des débuts de Ville Saint-Laurent, une requête de citoyens accompagnée d’une pétition réclamait en 1896 l’installation de conduites d’égout et d’aqueduc. Le plus vieux est un procès-verbal, datant de 1788, mais disponible seulement sur microfilm.

«Lorsque nous avons fait un grand classement de nos archives, nous avons découvert de beaux écrits manuscrits et des règlements un peu spéciaux sur la largeur des trottoirs ou l’interdiction de cracher dans la rue, mais surtout des dizaines de boîtes de photographies, se souvient le commis en gestion documentaire, Yves Drolet, employé depuis 30 ans. Il y avait de tout: parcs, rues, maisons. Beaucoup étaient prises par la police.»

L’arrondissement préserve ainsi environ 65 000 dossiers papier et électroniques de l’arrondissement de Saint-Laurent, 35 000 de l’ancienne ville ainsi que quelques milliers de la paroisse.

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