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Administration «intelligente»: une longueur d’avance pour Saint-Laurent

Avec quelque 1 760 000 fichiers électroniques stockés sur ses serveurs, Saint-Laurent veut trouver une façon plus efficace de gérer ses nombreux documents. L’arrondissement, en avance sur plusieurs autres, entame actuellement la deuxième phase de son projet de gestion intégrée des documents (GID), alors que la Ville-centre se trouve toujours à une étape préliminaire de son propre nouveau plan de gestion.

Depuis plusieurs années, les élus entretenaient le désir d’uniformiser leurs pratiques de gestion de documents. Ainsi, «pour sauver du temps et de l’argent», il y a de cela un an, Saint-Laurent a fait le grand saut, en investissant 600 000$ sur trois ans pour instaurer un nouveau système de gestion intégré des documents (GID): la forme la plus évoluée de gestion des documents qui permet à la fois, la mise en commun, la classification et la conservation des documents.

«Un système que nous attendons avec impatience et qui changera complètement notre façon de travailler», explique Paul Lanctot, responsable des communications à l’arrondissement.

«Faire le saut»
Selon la Bibliothèque et archives nationales du Québec, 90 % des documents produits ou reçus dans les organisations québécoises sont désormais électroniques.

D’ici 2018, les services administratifs de Saint-Laurent prévoient devoir gérer plus de 4 millions de fichiers.

«Nous passons déjà énormément de temps à chercher dans nos systèmes informatiques. Chaque employé sauvera 1h par jour, lorsque le projet arrivera à terme en 2017», explique M. Lanctot.

La directrice du projet, Isabelle Bastien, estime désormais les bénéfices récurrents de ce projet à 2M$ par année.

«Il y aura une diminution de l’utilisation de papiers et de fournitures de bureau, ce qui devrait générer 100 000$ d’économies par année. Le service d’archives qui dépense près de 15 000$ en numérisation de documents, pourrons aussi épargner cette somme annuellement», précise Paul Lanctot.

Alors que la Ville-centre demande aux arrondissements de faire des efforts de rationalisation, «de dépenser moins», les autorités considèrent qu’elles n’avaient plus le choix «d’essayer de faire mieux avec moins de ressources».

Une longueur d’avance
Après avoir investi un peu plus de 100 000$ cette année, Saint-Laurent se prépare pour la deuxième phase de son projet.

L’arrondissement doit désormais adapter le logiciel choisi, IntelliGID, à ses besoins, «à la réalité laurentienne».

«En début d’année on a accordé le contrat, nous sommes donc en période de développement.Ce qui nous donne une longueur d’avance sur plusieurs autres arrondissements», explique M. Lanctot.

Dans les arrondissements de Mercier-Hochelaga-Maisonneuve, la responsable des communications, Claire Bourassa, indique «qu’ils ne sont pas rendus-là», alors que de son côté, Ville-Marie opère un système d’archivage, «mais rien qui ne ressemble à celui de Saint-Laurent», selon Anik de Repentigny, chargée de communication.

«Sur 19 arrondissements, dix ont décidé d’opérer des systèmes de gestion indépendants», explique Harout Chitilian, responsable des technologies de l’information et de la ville intelligente au comité exécutif. Toutefois, seuls Montréal-nord, Saint-Léonard et Saint-Laurent sont aussi avancés en matière de gestion intégrée des documents.

«Depuis deux ans, nous travaillons avec le logiciel Ultima. Chaque unité doit faire ses opérations d’archivage, mais le système n’a pas encore atteint son plein potentiel», souligne Michel Lemay, chef de la division communication à Montréal-Nord.

Pour sa part, la Ville-centre a jusqu’ici effectué quelques étapes vers la modernisation de son parc informatique , «la première étape c’était de faire le gel. On a décidé de ne pas migrer automatiquement vers la plus récente version de Microsoft office», explique Harout Chitilian, responsable des technologies de l’information et de la ville intelligente au comité exécutif.

Le 8 avril, M. Chitilian, lançait la deuxième étape du projet: une demande d’information publique pour concrétiser le virage technologique de Montréal.

«Nous prévoyons lancer l’appel d’offre début 2016 et selon la plate-forme choisie, la migration pourrait être très rapide», affirme M. Chitilian.

La Ville-centre prévoit investir plus de 10M$ pour réaliser ce projet, excluant le matériel.

Le responsable des technologies au comité exécutif a une vision très optimiste de cet éventuel virage technologique, «la solution que l’on trouvera va épater la galerie. Au bout du compte, je suis persuadé que tous les arrondissements auront envie de se joindre à nous», lance-t-il.

 

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