Métro Pratiquement tout doit rester secret.

En assistant son responsable, l’avocat, le médecin ou le dentiste, l’adjoint est lui aussi soumis au secret professionnel. Mais qu’est-ce qui reste secret et protégé?

«Pratiquement tout reste secret et protégé, sauf dans des cas de force majeure!» répond Vanessa Mongeau, présidente de l’Association du personnel de soutien administratif du Québec (APSAQ).

Cependant, les adjoints administratifs ne sont pas tenus au secret pour les mêmes raisons que ceux qui ont le devoir de ne pas partager les informations confidentielles de leurs clients parce
qu’ils font partie d’un ordre professionnel.

En effet, le respect du secret professionnel est un droit fondamental qui appartient au client de toute personne membre d’un ordre professionnel régi par le Code des professions, comme les notaires, les psychologues, les infirmières, etc. Ce droit découle de l’article 9 de la Charte des droits et libertés de la personne.

«Dans le cas des adjointes administratives, il n’existe pas d’ordre professionnel», explique Vanessa Mongeau.

La raison en est fort simple. «Aujourd’hui, on trouve principalement deux types d’adjointes [le métier demeure essentiellement féminin] : les adjointes administratives et les adjointes de direction.»

«Il n’y a pas de cours sur la confidentialité dans les formations des adjointes. Même si une partie s’apprend sur le terrain, elles doivent avoir cette notion en elles.» – Vanessa Mongeau, présidente de l’Association du personnel de soutien administratif du Québec

Les premières travailleront avec une équipe, alors que les secondes travailleront directement avec un membre de la direction ou de l’exécutif d’une compagnie. Dans tous les cas, une bonne adjointe peut travailler dans toutes sortes de domaines. «Et chaque domaine a ses particularités», explique Vanessa Mongeau.

Des règles internes
Dans le cas des adjointes administratives, ce sont plutôt les règles de confidentialité établies en interne qui les obligent à garder pour elles les informations sensibles au sein de la compagnie ou celles concernant la vie privée de leurs patrons.

«Normalement, ces règles sont indiquées au moment de signer le contrat de travail», souligne Vanessa Mongeau. En tant que présidente de L’Indispensable, une firme de recrutement d’adjointes de haut niveau, Mme Mongeau teste ses candidates chaque jour.

«Il n’y a pas de cours sur la confidentialité dans les formations des adjointes. Même si une partie s’apprend sur le terrain, elles doivent avoir cette notion en elles. La confidentialité doit faire partie de leur ADN. Elles doivent avoir autant d’éthique que les professionnels soumis à un code d’éthique», fait valoir la chef d’entreprise.

Et à l’ère des réseaux sociaux où tout un chacun se permet de partager les détails de sa vie sur l’internet, Vanessa Mongeau ne cache pas qu’elle observe une petite différence générationnelle chez les jeunes adjointes.

«Je vois la différence au moment de mes tests, indique-t-elle. Parfois, les jeunes adjointes donneront des éléments de réponse contenant quelques éléments de vie privée de leurs patrons, par exemple, lorsque vient le temps d’annuler un rendez-vous d’affaires pour des raisons personnelles. Une adjointe d’expérience ne donnera jamais ces détails. Bref, absolument tout doit rester secret et protégé!» insiste la recruteuse professionnelle.

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