Faut-il tuer le courriel?

À ses débuts, le courriel promettait des gains de productivité. Or, de nos jours, 30 % du temps au bureau est passé à gérer ces fichus messages.

À l’heure des réseaux sociaux, de la messagerie instantanée et du partage de dossier sur l’infonuagique (le cloud), le courriel est-il toujours utile dans un contexte d’affaires?

Shaynes Hughes, PDG de Learning as Leadership, une firme de consultation en ressources humaines pour les dirigeants, a tenté de répondre à la question en bannissant l’échange de courriels internes pendant une semaine entière. Il a raconté son histoire sur Forbes.

Ses conclusions? Le courriel nuit à la productivité. Quatre contextes seulement justifient son utilisation en entreprise, soit la transmission d’une information précise (rendez-vous à 9 heures lundi matin), d’une question simple (peux-tu réserver la salle de réception cet après-midi?), d’un fichier (voilà) ou d’un résumé de rencontre concis (les points importants, les conclusions, les prochaines étapes clairement attitrées).

Or, déjà, les invitations Outlook pour les réunions, la messagerie instantanée comme Skype pour les demandes express et les serveurs virtuels à la Dropbox pour l’échange de documents réduisent la pertinence de ces quelques occasions. Faudrait-il tout simplement tuer le courriel?

Selon Shaynes Hughes, les courriels internes représentent encore entre 50 % et 75 % du trafic des boîtes de réception des travailleurs. La productivité des entreprises en souffre, de même que le niveau de stress de leurs employés. Ce n’est pas tant la forme du courriel qui est à blâmer, mais ce qu’on en fait. La plupart du temps, les courriels se transforment en patate chaude que les collègues s’échangent sans y mettre du temps de réflexion. Trois courriels plus loin, le problème a fait du chemin sans avancer, alors qu’une rencontre ou un appel aurait pu clore la discussion plus efficacement.

Le courriel a un autre défaut : ses informations ne sont pas retraçables. Une bonne gestion des courriels par l’expéditeur et le destinataire leur permet au moins de se retrouver, mais quiconque a ensuite besoin de cette information ou de ce fichier doit entreprendre sa recherche… souvent par courriel! Selon l’institut McKinsey Global, les travailleurs passent 20 % de leur temps à tenter de trouver de l’information ou de l’aide. Si on ajoute le 30 % du temps alloué à la gestion des courriels, un «temps fou» est perdu en échanges improductifs.

Les réseaux sociaux internes au lieu du courriel
La solution? Selon la firme de consultation, les réseaux sociaux internes pour entreprise, comme Yammer, qui incluent des groupes et forums, des messageries instantanées, des dossiers d’archivage et des messages privés.

La firme estime de 20 à 25 % le gain en productivité des entreprises qui les utilisent pour simplifier et centraliser l’information.

La prémisse : que les échanges sur ces réseaux soient productifs, naturellement. Sinon, comme en témoigne Geneviève Lavigne, une directrice en indemnité, le réseau social interne finit par «faire perdre beaucoup de temps, comme la plupart des réseaux sociaux».