Secrétaire ou adjointe administrative?

Alors que le nombre de secrétaires diminue depuis des années, celles qui demeurent se métamorphosent en adjointes administratives.

Il y a une vingtaine d’années de cela, je me suis mis quelque 200 secrétaires à dos lors d’une conférence sur leur avenir professionnel. Je leur avais annoncé que leur métier, dans sa forme présente, était condamné à disparaître à plus ou moins brève échéance, ce qui ne leur avait pas plu du tout.

À l’époque cependant, plusieurs secrétaires étaient encore des dactylographes; le gros de leur travail était de reproduire des documents avec des outils de traitement de texte. Plus personne ne m’en voudrait aujourd’hui d’annoncer la fin de la dactylographie. Maintenant, les professionnels et les gestionnaires rédigent et tapent eux-mêmes leurs documents sur l’ordinateur. Les avancées de la reconnaissance vocale permettent d’entrevoir le jour où on pourra en fait dicter un document à l’ordinateur qui le reproduira sans aucune faute, tout comme la fidèle dactylographe d’antan.

Pour survivre en tant que corps de métier, les secrétaires ont dû assumer un nouveau rôle, celui d’adjointe administrative. Les adjointes administrative réalisent encore des tâches que les secrétaires ont toujours effectuées: filtrer les communications, préparer les documents requis par les participants à une réunion, tenir des procès-verbaux et parfois rédiger des documents administratifs.

Une panoplie d’autres tâches, qui peuvent exiger des compétences importantes, s’y sont ajoutées. Ces tâchent peuvent inclure la recherche d’information stratégique, les communications avec les médias, la création et le maintien des bases de données, la supervision du personnel de bureau ou encore la correction de documents pour l’internet.

Les adjointes administratives sont donc devenues très polyvalentes, car les tâches qu’elles doivent accomplir varient souvent d’une entreprise (ou d’un patron) à l’autre. Une formation de base en secrétariat demeure néanmoins un bon point de départ.

Le DEP en secrétariat est offert, sur l’île de Montréal, aux Centre de formation professionnelle Léonard-de-Vinci, au Centre Daniel Johnson, au Centre d’informatique et d’administration Verdun-Lasalle et à l’École des métiers de l’administration, du commerce et de l’informatique de Montréal. Mais comme on s’attend souvent des adjointes qu’elles possèdent de très bonnes connaissances en bureautique, le DEC dans ce domaine est probablement préférable. Le DEC en bureautique est offert aux cégeps de Maisonneuve, de Rosemont et André-Laurendeau. L’AEC est offerte quant à elle aux cégeps de Bois-de-Boulogne, Gérald-Godin et André-Laurendeau.

Comme les adjointes peuvent assumer des tâches très variées, elle sont souvent en recherche de formation continue, sous la forme de tutoriels par exemple. Certains collèges offrent des formations très courtes non-créditées qui pourront leur être très utiles (voir www.humanis.qc.ca; ou encore www.toutapprendre.com), en finance et en supervision, par exemple.

Les adjointes jouissent de perspectives d’emploi favorables jusqu’en 2016 alors qu’on s’attend que le nombre de secrétaires, dont les tâches sont plus simples, décroisse de 0,9 % par année. Ne planifiez donc pas devenir secrétaire, mais bien plutôt adjointe, même si c’est plus exigeant!