Aménager son espace pour accroître sa productivité

Les stylos qui ne fonctionnent plus et les dossiers en désordre prennent beaucoup de place sur les bureaux de travail. Comment s’organiser pour s’y retrouver? Conseils d’une organisatrice professionnelle.

«L’idée est de garder son espace de travail à la fois épuré, pratique, fonctionnel et beau», lance d’emblée Jocelyne Vien, de Zone Atlantis, membre des Organisateurs professionnels au Canada (OPC).

D’ailleurs, s’installer chaque matin devant un espace rangé dont le design nous plaît améliore la productivité ainsi que le bien-être.

Comment y arriver?

Une organisation claire

La première chose à considérer dans l’aménagement du bureau est l’organisation de celui-ci. «On privilégie un espace de travail libre, tout en conservant les choses pratiques à portée de main», explique l’organisatrice professionnelle.

Pour cela, elle recommande de ranger les «petits» objets du quotidien (agrafeuse, trombones, clés USB…) dans des contenants individuels ou dans des séparateurs de tiroirs.

Par ailleurs, l’utilisation de boîtes, de rangements verticaux ou encore de bibliothèques permet d’avoir un espace de travail ordonné. «Un plateau est aussi une bonne option, car, en quittant le bureau, on peut y replacer les choses utilisées pendant
la journée et se remettre à neuf chaque matin», dit Jocelyne Vien.

«Effectuer régulièrement un tri dans nos affaires est très important, car nous avons tendance à garder ce qui ne nous sert plus, comme les vieux stylos.» Jocelyne Vien, de Zone Atlantis

Ranger et faire le tri

Cela peut paraître évident, mais il faut garder en tête que les choses se trouvant dans les tiroirs du bureau doivent appartenir… au bureau.

Autrement dit, les tasses à café ou les paquets de gâteaux n’y ont pas leur place.

L’organisatrice conseille en outre de disposer d’une poubelle de recyclage ou d’une déchiqueteuse près de son bureau, afin d’éviter de voir les feuilles s’entasser.

Faire périodiquement le point sur ce qu’on doit garder ou jeter se révèle d’ailleurs un véritable gain de temps: on en perdra moins à chercher ce dont on a besoin.

Un espace design

Si le rangement est important, la décoration ne doit pas être négligée. «Par exemple, les éléments de rangement, comme les porte-crayons ou les pinces, peuvent être beaux et design. Il y a tellement de choix sur le marché», dit l’organisatrice professionnelle.

Pour elle, avoir un thème, par exemple aux couleurs de l’entreprise, est une bonne façon de penser la décoration.

Et pourquoi ne pas disposer une plante verte ou une photo de ses proches sur le bureau? Cela permet de rendre son espace plus agréable.

Attention, toutefois: le bureau restant un espace partagé, il faut penser à la sensibilité de ses collègues.

Ranger son bureau d’ordinateur

Au-delà de l’espace physique, le rangement de son bureau d’ordinateur est important.

«Il est vraiment intéressant d’adopter un système uniforme pour les noms des dossiers et de bien ranger ses documents numériques, un peu comme on le fait avec du papier», estime Jocelyne Vien.

À l’instar d’une organisation claire de l’espace de travail, cela permet aux collègues de nous remplacer plus facilement et plus efficacement en cas d’absence.