La commission Charbonneau aura permis à la Ville de Montréal de prendre connaissance de ses lacunes en matière de classification de ses documents. Des failles qu’elle tente de corriger.
Le comité exécutif de la Ville a autorisé mercredi l’octroi d’un contrat de 357 391$ à la firme CIMA+ s.e.n.c. qui devra monter un plan de classification des documents autant papier qu’électroniques pour la Direction des infrastructures. Jusqu’à maintenant, aucun système de classement des documents n’existait dans ce secteur de la Ville.
À l’interne, on indique à Métro qu’un plan de classification des documents est devenu nécessaire à la suite des demandes de la commission Charbonneau pour obtenir de l’information dans le cadre de son enquête. L’absence d’un tel système rendait la tâche plus ardue pour les fonctionnaires qui désiraient retrouver des informations précises dans les archives.
Les changements qu’on souhaite apporter permettront «de retracer facilement l’ensemble des informations d’un projet, du début jusqu’à la fin», mentionnent les documents de la Ville.
L’Ordre des ingénieurs du Québec, dans un rapport rendu en février, constatait d’ailleurs l’absence de «procédure formelle traitant de la tenue des dossiers, notamment quant au registre de mandats que l’ingénieur doit tenir, et à un système uniformisé de classement ou de numérotation des dossiers», peut-on lire dans des documents de la Ville.
André Émond, vice-président du syndicat professionnel des scientifiques à pratique exclusive de Montréal, qui représente notamment les ingénieurs, confirme qu’il s’agit d’un problème que ses membres doivent confronter régulièrement. «À part le service du greffe et quelques autres secteurs de la Ville, la conservation des documents n’est pas très moderne. Il y a des lacunes, c’est flagrant», dit-il.
Les conséquences sont multiples : perte de temps, de plans, de documents, et coûts importants pour leur remplacement, rapporte le vice-président, qui espère que ce nouveau classement sera fait aussi pour d’autres départements.
La Direction des infrastructures «ne possède pas cette expertise spécifique» pour créer un système de classification, soutient la Ville dans ses documents. «Des tentatives ont bien été amorcées à l’interne, mais sans succès», ajoute-t-elle.
C’est donc la firme CIMA+ s.e.n.c. qui devra maintenant développer pour le département une marche à suivre pour le classement papier et informatique, un plan de classification et pour une nomenclature des fichiers. L’administration de Montréal précise que la firme n’aura pas accès aux documents. Elle devra seulement créer le système. Elle sera aidée par la Gestion des documents des archives de la Ville de Montréal (DGDA).
En vertu de la Loi d’accès aux documents des organismes publics, ces derniers ont l’obligation de classer leurs documents de manière à en permettre le repérage. L’ordre selon lequel les documents sont classés doit normalement être clairement établi.
La Direction des infrastructures de la Ville de Montréal gère des centaines de projets de construction d’infrastructures par année. En 2015, elle assurera l’encadrement de plus de 400 interventions sur rue.