Vos réunions sont-elles inutiles?

Se pourrait-il que la majorité de vos réunions soient inutiles? Elles le sont peut-être, surtout si vous remarquez qu’elles commencent toujours en retard, qu’on n’y planifie rien et qu’on n’y prend aucune décision, par exemple.

Il existe cependant quelques indicateurs pour vous aider à être plus efficaces. Les voici.

Encouragez l’implication 
de tous
Il est peu probable qu’un membre de l’équipe qui ne participe pas à l’élaboration du plan d’action le soutienne ou fasse ce qu’on attend de lui. L’implication suscite l’engagement. Allez également chercher l’opinion de chacun.

Demandez un résumé 
de la discussion
Cela évitera bien des malentendus. À chacun des points de l’ordre du jour, suggérez que quelqu’un résume ce qui vient d’être dit et demandez à tous s’ils ont compris la même chose.

N’ayez pas peur 
des avis différents
Si vous avez l’impression qu’un des membres de l’équipe n’est pas d’accord avec ce qui vient d’être dit, ne faites pas comme si de rien n’était. Posez franchement la question : «Tu n’as pas l’air d’accord avec tout ça, est-ce que je me trompe?»

Misez sur l’action 
et sur la planification
Si vous sentez que l’équipe s’enlise dans les discussions sans vraiment avancer, demandez ce qu’il faut faire. Si le consensus veut qu’il n’y ait rien à faire parce que vous manquez d’information, transformez cette conclusion en action. Quelle information faut-il trouver? Qui le fera? Quand?

Vérifiez le consensus
Si une décision est prise, assurez-vous que tous sont prêts à la défendre et à aller de l’avant. Faites un tour de table. Restez ouvert à l’expression franche de points de vue différents.

Explorez les répercussions 
potentielles
Si plusieurs options s’offrent à vous, laissez aller votre imagination en commun et tentez de prévoir les conséquences de chacune des options. Faites de même si une seule avenue vous semble intéressante.

On peut facilement deviner le degré de maturité d’une équipe en assistant à une de ses rencontres. Si les objectifs ne sont pas clairs et si les membres arrivent sans préparation et tergiversent au lieu de suivre l’ordre du jour, l’équipe n’est pas efficace.

C’est le contraire dans le cas des équipes gagnantes: l’objectif principal est connu avant la rencontre, chacun arrive préparé et tous participent. D’après vous, dans quelle équipe les rencontres laissent-elles les membres le plus satisfaits?

Liste

Quelques indices pour détecter les réunions inutiles:
• Elles commencent toujours en retard.
• Quelques personnes monopolisent la discussion, tandis que les autres se taisent.
• Il n’y a ni objectif commun ni ordre du jour.
• On discute, on discute, mais on ne planifie rien et on ne prend aucune décision.
• De petits groupes poursuivent la rencontre à voix basse après le mot de la fin.
• Des membres de l’équipe se parlent pendant que d’autres font leur 
présentation.