L’illusion du multitâches

Vérifier ses courriels, prendre un appel, conversez sur Facebook, texter votre conjoint, dépanner un collègue, participer à une réunion, reprendre ses courriels, appeler un fournisseur  et pouf… votre matinée s’est envolée et rien ne s’est passé.

Je sais… vous vous reconnaissez! Convaincu que nous gérons cette situation, nous ne nous voyons pas qu’elle réduit largement notre rendement. Des études ont démontré que notre attention est divisée par le nombre d’activités que nous gérons simultanément. Au lieu de faire une chose bien, nous en faisons plusieurs de travers. Non seulement notre cerveau ne peut se concentrer que sur un sujet à la fois, mais il a en plus besoin d’un temps d’adaptation à chaque changement d’activité réduisant ainsi davantage son efficacité. Pourquoi pensez-vous que les cellulaires sont interdits au volant?

Cette baisse d’attention devient si problématique que sa résolution fait désormais partie des nouveaux enjeux d’une entreprise. Il s’avère finalement que si les technologies qui sont censées augmenter notre productivité baissent en fait notre efficacité, c’est parce que nous en faisons mauvais usage et que nous gérons mal notre temps.

Commençons par les fameux courriels. Tels des compulsifs, nous sommes incapables de ne pas ouvrir chaque courriel en temps réel. Un message qui prend une minute à lire vous ampute de trois minutes de concentration. Nous avons même tendance à revenir ultérieurement sur les messages de moindre importance. Un  même courriel peut ainsi être lu jusqu’à trois fois. Il est bien plus efficace de lire plusieurs courriels trois ou quatre fois par jour en désactivant la fonction d’alerte et en optant pour la mise à jour manuelle de l’envoi et de la réception. Faites de même pour vos messages téléphoniques. Ne consultez pas votre boite vocale à chaque appel manqué.

Réservez-vous des moments de créativité ou de production où vous ne faites rien d’autre qu’une tâche bien précise. Dans le cadre de mon premier emploi au Québec, mon employeur avait instauré, une fois par semaine, un période de trois heures qu’il appelait «prime-time». Tous les employés de l’entreprise devaient se consacrer uniquement à appeler leurs clients dans le but d’obtenir de nouveaux mandats à combler. L’équipe décrochait autant de contrats en ce court laps de temps que pendant le reste de la semaine.

Notre sentiment de pouvoir gérer plusieurs tâches simultanément sans aucun préjudice est une illusion. Ne mélangez pas tout, gérez tâche par tâche et vous verrez… vous avancerez à pas de géant.