Le meeting du XXIe siècle

Votre collègue s’est encore endormi à la dernière réunion, votre patron textait la moitié du temps et l’ennui vous a vidé de vos bonnes idées. Il est peut-être temps de repenser vos réunions.

Faire table rase
Oubliez d’abord la traditionnelle assemblée assise autour d’une table ronde. Si les stations de travail debout gagnent en popularité, pourquoi ne pas essayer la réunion à la verticale, les deux pieds bien sur terre? En plus de permettre de se dégourdir les jambes et d’activer la circulation sanguine, cette position a l’avantage de placer les collègues les uns en face des autres. Personne ne peut s’évacher sur la table ni se tortiller sur sa chaise.

S’envoyer promener
Une autre tendance est la réunion marchée. Nilofer Merchant, auteure et conférencière connue de la Silicon Valley, propose de prendre l’air pour discuter dans une vidéo TED qui est rapidement devenue virale. Le «walk and talk», selon la formule anglaise, stimulerait la créativité en détournant légèrement l’attention des participants des problèmes à résoudre.

Les groupes anti-obésité se sont déjà emparés du concept et y voient une bonne façon de contrer la sédentarité. Le magazine Forbes a même titré: «Comment un plus grand nombre de réunions pourraient vous sauver la vie.»

Pour ceux qui s’inquiètent de la prise de notes, Mme Merchant leur rappelle l’existence de l’application Siri sur leur iPhone, ou de tout autre logiciel de prise de notes activé par la voix. Il est aussi possible d’enregistrer la conversation pour ne rien en manquer, ou de s’arrêter quelques secondes au moment opportun.

Comme quoi, on peut marcher et mâcher de la gomme en même temps… et peut-être même tenir une réunion-promenade.

Ludification
La gamification ou l’art de transposer les mécanismes du jeu à d’autres domaines s’est aussi répandu aux réunions d’affaires. Sans entrer en immersion dans un jeu vidéo à réalité augmentée, plusieurs stratégies peuvent être adoptées pour rendre le processus plus ludique.

Cela pourrait par exemple signifier élaborer un système de reconnaissance par la distribution d’étoiles (ou de badges scouts, pourquoi pas), ou encore mettre sur pied une course au trésor pour accélérer la résolution d’un problème. Vous n’êtes pas du type joueur? Des boîtes offrent déjà leur expertise en ludification.

Revenir à la base
Si ces idées vous semblent trop extravagantes pour être acceptées dans votre milieu, essayez tout de même de redresser la situation avant que la lassitude ne vous paralyse. Voici trois trucs peu révolutionnaires, mais efficaces à mettre en œuvre.

1. Comme pour un cours scolaire, les personnes convoquées devraient prendre connaissance de la matière à couvrir avant la réunion. La rencontre servira donc à poser des questions et à prendre des décisions plutôt qu’à résumer des informations déjà disponibles.
2. Une synthèse sera faite à mi-parcours pour décanter les éléments importants déjà dits. On repart alors sur de bonnes bases pour terminer à l’heure prévue.
3. Sans devenir un huis clos, une réunion ne devrait réunir que les personnes essentielles à son déroulement. Le fondateur d’Apple, Steve Jobs, n’hésitait d’ailleurs pas à exclure les «spectateurs» de ses rencontres d’affaires. Tout devrait être également mis en œuvre pour éviter les interruptions, quitte à interdire les appareils électroniques.