Quand il est question d’organisation et d’efficacité au travail, les conseils pleuvent et les méthodes abondent. On n’y arrive pourtant pas? C’est peut-être parce qu’il est temps d’adopter un système bien à soi, loin des formules toutes faites proposées par les experts en organisation du travail…
Les nombreux livres, articles et sites internet consacrés au sujet regorgent de méthodes à appliquer pour être productif au travail. Mais elles ne fonctionnent pas pour tout le monde. On doit alors les intégrer dans un système d’organisation qui nous est propre afin qu’elles soient vraiment profitables.
Mais comment faire?
Pour qu’une organisation fonctionne, c’est le système de gestion qui doit s’adapter à la personne et non l’inverse. Pour y parvenir, une petite réflexion sur ses besoins, ses forces et ses faiblesses s’impose. Inutile de tomber dans la culpabilité et la dévalorisation quand on échoue à faire preuve d’organisation!
Certains recommandent, par exemple, de classer thématiquement et chronologiquement tous ses papiers dans des classeurs. L’idée est bonne, mais la barre est trop haute à atteindre pour les personnes naturellement désorganisées. Comme système de rechange, mettre ses notes en vrac dans différentes boîtes en carton sera toujours plus intéressant que de les laisser traîner un peu partout sur le bureau.
Se connaître pour être mieux organisé
Dans leur livre How to be Organized in Spite of Yourself: Time and Space Management that Works with Your Personal Style, les auteures Sunny Schlenger et Roberta Roesch distinguent cinq styles organisationnels:
- La sauterelle, qui passe vite d’une occupation à l’autre et qui a besoin de décomposer les tâches à accomplir en petites étapes.
- Le perfectionniste, qui veut atteindre l’excellence, mais qui a du mal à établir
des priorités. - L’allergique aux détails, qui voit les choses dans leur ensemble et qui a des problèmes à mettre en place une organisation précise.
- L’indécis, qui hésite tellement entre se concentrer sur le dossier A ou le dossier B qu’il ne fait ni l’un ni l’autre.
- L’amateur d’adrénaline, qui saura préparer une belle présentation à la dernière minute, mais pour qui il sera difficile de mener à bien des projets à long terme.
À ces cinq styles organisationnels, s’ajoutent cinq manières différentes d’organiser physiquement l’espace:
- Le «tout sorti» qui aime avoir tous ses outils facilement accessibles devant lui sur son bureau.
- Le «rien de sorti» qui préfère disposer d’une table de travail propre et débarrassée de tout et ranger ses dossiers dans des tiroirs.
- Le «carré» qui aime que tout soit ordonné d’une certaine manière.
- L’ «accumulateur compulsif» qui ne jette aucun document.
- Le «brouillon» qui considère l’organisation comme une perte de temps et qui préfère se consacrer à des activités plus créatives.
Sur le terrain
Une fois son système d’organisation défini, il reste à trouver comment bien le mettre en pratique. Chaque personne connaît un pic d’énergie à un moment donné de la journée. Si on est un type plus nocturne et que les tâches organisationnelles nous demandent beaucoup d’énergie, on les effectuera en fin d’après-midi.
Notons enfin qu’un bon système organisationnel ne fonctionne pas toujours du premier coup! En cas d’échec, vaut mieux analyser l’aspect particulier qui n’a pas fonctionné plutôt que de remettre complètement en cause sa manière de s’organiser.
Trouver une manière efficace de travailler peut être long, certes, mais vu le précieux temps qu’elle permettra de gagner, le jeu en vaut la chandelle!