En permettant de visualiser d’un simple coup d’œil ce qu’il y a à faire et de concrétiser le flot de production, la méthode kanban fait de nombreux adeptes, qui se réjouissent de leur productivité accrue. Voici pourquoi.
Voir le travail qui progresse et mettre en évidence les tâches qu’il reste à faire, voilà la philosophie de la technique kanban, une méthodologie personnelle développée par Jim Benson et inspirée de la méthode de production de Toyota. La productivité au travail vous semble bien loin de la construction de voitures japonaises? Détrompez-vous!
L’utilité première de kanban consiste à montrer où en est le travail accompli. À l’origine, dans l’usine Toyota, le but était de donner un aperçu du travail en cours, non seulement aux cadres, mais aussi aux employés. Avec des ouvriers de première ligne au courant de l’état du travail de toute la compagnie, on espérait que toute la chaîne de production devienn plus efficace puisque tout le monde se sentirait engagé dans le bon fonctionnement de l’entreprise.
La méthode kanban pour les industries peut aussi s’appliquer aux individus. Elle permet de circonscrire les tâches prioritaires et de suivre l’évolution de son travail avec exactitude.
Adopter kanban
Pour essayer la méthode kanban, vous aurez besoin d’un grand tableau, ainsi que des cartes ou des post-its sur lesquels vous aurez inscrit une tâche à accomplir. Généralement, le tableau est séparé en trois grandes sections: «à faire», «en cours» et «travail complété». Dans chaque catégorie, on place une quantité limitée de tâches. Après avoir accompli une tâche, le travailleur bouge l’item vers sa nouvelle catégorie appropriée.
Il ne faut pas confondre le tableau kanban avec un agenda. La tâche n’est pas restreinte à une durée déterminée. Le travailleur prend le temps nécessaire pour la compléter. Il ne s’agit pas non plus d’une liste de choses à faire. N’allez pas y écrire toutes les tâches imaginables! L’utilisateur de kanban inscrira plutôt les tâches qui lui semblent suffisamment prioritaires pour qu’elles soient accomplies dans de brefs délais.
Un des aspects importants de la technique kanban: la quantité de notes dans chaque colonne est restreinte pour éviter de s’ensevelir sous les tâches sans jamais rien terminer.
Se concentrer sur les priorités
En quoi ce système de tableau et de colonnes pourrait-il bien bouleverser votre productivité au travail? Tout simplement en vous obligeant à vous concentrer sur les tâches en cours. En vous fiant strictement aux tâches qui sont affichées dans les différentes cases, vous êtes en mesure de savoir ce qui doit être effectué en priorité et ce qui peut attendre. En déplaçant les fiches auto-collantes d’une case à une autre, vous voyez concrètement votre travail qui avance, sans vous laisser distraire par de nouvelles tâches. La stratégie permet donc d’éviter de voir une montagne de choses à faire et augmente ainsi la productivité sur les tâches les plus importantes.
Des équipes de développeurs logiciels, de marketing ou de ressources humaines en sont déjà de grands utilisateurs, mais aussi tous ceux qui cherchent une manière de produire plus vite et mieux. La méthode peut même être utilisée dans le cadre des tâches ménagères!
En résumé
Généralement, le tableau est séparé en trois grandes sections:
- À faire
- En cours
- Travail complété