Définir une politique claire face aux nouvelles technologies

Face à la prolifération des moyens de communication utilisés par les employés en milieu de travail, parfois sans discernement, les compagnies devraient se doter de politique claire en la matière. C’est en tout cas ce qu’a conseillé le cabinet d’avocats Gowlings Lafleur Henderson de Montréal à l’occasion d’un déjeuner-causerie tenu récemment.

Gérer le risque
Puisqu’aujourd’hui, la plupart des échanges avec les fournisseurs et les clients se déroulent par courriel – avec les risques associés dus à la vitesse et aux traces persistantes – les entreprises s’adaptent. «De plus en plus d’employeurs font de la gestion du risque dans ce domaine-là, explique Julie-Martine Loran­ger, spécialiste des litiges commerciaux et du droit du travail au cabinet d’avocats. Quand ils voient poindre un litige, ils décrètent une politique de conservation des courriels. Et ils organisent des formations ciblées, par exemple, sur la façon d’écrire des messages professionnels. Les employés y mettent trop souvent des éléments personnels.»

Limiter l’accès
Par ailleurs, de nombreux collaborateurs consacrent du temps de travail à surfer sur le web pour des raisons personnelles. Souvent, l’employeur est tolérant avec ces pratiques si elles restent limitées. Toutefois, la direction pourrait aussi se demander si l’accès de tous à internet, quel que soit le poste occupé, est bien pertinent. C’est ce que préconise Claude R. Ravel, également spécialiste du droit du travail chez Gowlings Lafleur Henderson.

Il rappelle que la compagnie, en cas de simple doute sur le temps consacré au travail ou sur la loyauté d’un salarié, a le droit de fouiller dans les ordinateurs, afin de s’assurer des contenus. Si elle soupçonne des activités illégales ou offensantes, elle est même tenue de le faire.

Prévenir plutôt que guérir
Pour éviter les problèmes, une politique préventive s’impose. Claude R. Gravel est partisan d’une interdiction absolue d’utilisation des outils de travail à des fins personnelles, assortie de sanction le cas échéant. Celle-ci peut passer par un document annexé au contrat de travail et signé lors de l’embauche, avec un rappel à l’écran de l’ordinateur. «Mais, prévient-il, cette politique de tolérance zéro doit être appliquée de manière uniforme, cohérente et équitable.»

Pour les directions plus compréhensives, il faut placer une limite claire et définir précisément l’usage «occasionnel» à des fins personnelles. Dans tous les cas, les entreprises ont intérêt à rappeler à leurs employés que leur station de travail ne leur appartient pas!

Préciser les heures
Attention aussi aux outils qui permettent de rester en contact avec les travailleurs en dehors de la vie professionnelle. Certains collaborateurs pourraient être tentés de revendiquer le paiement de temps supplémentaire. Avec ces outils, il est indispensable de bien définir les horaires de travail.