Président et secrétaire d'assemblée: Deux rôles primordiaux

Officier élu par les copropriétaires, le président d’assemblée anime la réunion. Son mandat consiste à donner la parole, à recevoir les propositions et à les soumettre à l’assemblée. Il appelle le vote, en proclame le résultat. Il maintient l’ordre, exige qu’on s’adresse à lui et non à l’assemblée ou à un membre en particulier. Le président reste neutre et impartial. Il ne donne pas son opinion et ne participe pas à la discussion. Il conserve cependant son droit de vote.

Pour mener à bien sa tâche, le président s’inspire de la Procédure des assemblées délibérantes qu’a fait paraître pour la première fois en 1938 Victor Morin, notaire québécois. Ce recueil de procédures est mieux connu sous le nom de Code Morin. Son actuelle version tient compte du Code civil du Québec.

Secrétaire d’assemblée
Le secrétaire d’assemblée est lui aussi un élu. Il suit l’ordre du jour, note les propositions, résume les délibérations, enregistre les votes et rend compte des interventions du président d’assemblée.
Le secrétaire ne note que l’essentiel de ce qui est dit. Les spécialistes l’invitent à rédiger des phrases courtes et descriptives, à choisir des verbes d’action conjugués au présent. L’usage d’adjectifs et d’adverbes est déconseillé pour ne pas trahir l’impartialité qu’exige sa fonction.

Le secrétaire rédige et signe le procès-verbal de l’assemblée. Le procès-verbal est important. Ap­prou­vé par l’assemblée des copropriétaires, il est conservé par le syndicat et tout copropriétaire peut le consulter. Sa rédaction demande méthode, rigueur et neutralité.