Formation et emplois

Une centaine de courriels par jour…

Bien gérer leur temps au boulot est un problème avec lequel les travailleurs doivent composer chaque jour. Répondre aux courriels, par exemple, devient de plus en plus chronophage. Voici quelques pistes pour mieux s’organiser et ne pas perdre trop de temps.

Avec l’invasion des courriels dans la plupart des entreprises depuis une dizaine d’années, le niveau de stress des employés, très sollicités, a augmenté. La multiplication des communications par internet, même à l’interne, fait aussi perdre du temps et de la productivité aux travailleurs. C’est encore plus le cas pour les gestionnaires de grands projets, les chefs de direction et plus généralement pour les cadres. Ils peuvent recevoir jusqu’à 200 courriels par jour et n’ont pas assez de temps pour les gérer.

Voilà pourquoi certaines entreprises proposent des formations express qui permettent d’acquérir des principes de gestion du temps et donnent un aperçu de techniques informatiques utiles. Ces formations proposent des solutions et des mé­thodes éprouvées pour faciliter l’organisation du travail, la gestion de projets et, de façon générale, la gestion du temps.

Par exemple, Formation-OTI, à Montréal, offre des cours de ce type, dont Microsoft Outlook (formation en gestion du temps) pour gestionnaires de projets et professionnels de la vente, ou encore la formation Classement et gestion avancée des courriels pour gagner temps et efficacité. Grâce à ces formations rapides pouvant durer de quelques heures à quelques jours, les employés apprennent à être efficaces dans la gestion de leurs activités au travail.

Différentes méthodes permettent d’atteindre ce but. Ainsi, René-Louis Comtois, directeur de la formation chez Qualitemps, une autre entreprise qui offre des formations en gestion du temps, conseille de faire une classification des courriels, de les traiter tous les jours et de laisser vide la boîte de réception à la fin de la journée. Parce qu’«un courriel qui n’est pas traité le jour même de sa réception peut être relu jusqu’à six fois», révèle M. Comtois. De plus, il est recommandé de lire le courriel le plus récent en premier : bien des questions auront déjà été traitées avant la lecture du courriel. Décrocher son téléphone pour répondre à une question complexe permet aussi de gagner du temps.

D’autres formations proposent un volet de gestion du temps et des communications avec BlackBerry. Il est également possible d’apprendre à mobiliser ses équipes grâce à une utilisation éclairée des  réseaux sociaux, ainsi qu’à gagner du temps dans la gestion et la rédaction des documents Microsoft Word.

www.formation-oti.com
www.formations-qualitemps.ca

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