Les huit règles non écrites de la réunion de bureau réussie

Les réunions de travail sont des occasions de se démarquer, tant aux yeux du patron que de ses collègues. Mais pour cela, il faut en connaître l’étiquette. Voici les principales règles à suivre, élaborées avec la collaboration d’Étienne Beaulieu, consultant en efficacité opérationnelle.

La règle d’or: arriver préparé
Fournir ou prendre connaissance du déroulement de la réunion avant la rencontre permet de visualiser l’apport que vous pourrez avoir et de préparer vos questions pour les autres participants, au besoin. Cela vous permettra aussi de faire ajouter un point important qui aurait été oublié.

Être présent, de corps ET d’esprit!
Sachez gérer les nombreuses sources de distraction! Par exemple, éteignez la sonnerie de votre téléphone ou prévoyez un moment précis pour prendre vos textos ou courriels, afin d’éviter de briser le rythme de la rencontre.

Se concentrer sur le résultat attendu
Si ce n’est pas déjà fait, assurez-vous de clarifier le résultat attendu à l’issue de la rencontre. Plus qu’un simple objectif, le résultat attendu doit être précis et concret, afin que vous soyez tous orientés vers une cible commune claire. S’il vous vient une idée géniale concernant un autre sujet, notez-la et conservez-la pour un autre moment.

Respecter le rythme des participants
Dès le début de la rencontre, une dynamique s’installe et il est important d’y être attentif. Dans bien des cas, surtout si certains participants peinent à suivre, ayez recours à un support visuel, comme un dessin, un tableau ou des mots-clés écrits au tableau. En captant les points abordés au fur et à mesure, chacun peut suivre la réunion à son rythme.

Téléconférences: redoubler d’attention
Si un ou plusieurs participants prennent part à la réunion par téléconférence, pensez à présenter chaque participant et assurez-vous qu’ils aient en main toute l’information nécessaire à la rencontre : déroulement, résultat attendu, etc. Il importe d’avoir une excellente écoute pour que les participants à distance se sentent inclus et à l’aise d’intervenir.

Maintenir le contact avec les autres participants
Il est question ici de bien soigner son langage non verbal. Par exemple, si vous devez quitter vos collègues des yeux pour prendre des notes, signifiez-leur que vous êtes toujours à l’écoute, mais que vous désirez coucher les informations sur papier pour être sûr de ne rien oublier.

Savoir reconnaître et respecter votre style!
La meilleure façon de bien doser votre degré d’intervention dans une réunion est de connaître votre personnalité et de vous ajuster à celle des autres. Par exemple, si vous êtes un introverti en présence d’extravertis très animés (et qu’il n’y a pas d’animateur pour gérer les interventions), notez votre idée et prenez le temps de l’exposer une fois le calme revenu.

Faire circuler l’information
Avant, pendant et après la réunion, il importe de tenir tous les participants informés. Assurez-vous de partager les responsabilités et de communiquer tous les points demeurés en suspens à l’ensemble de l’équipe. Ces simples suivis feront en sorte que la rencontre débouche sur des mesures concrètes!