Comment le courriel influence-t-il votre travail?

Ils envahissent votre boîte de messagerie et vous font perdre un temps fou. Pourtant, on y est complètement accro. Les courriels ont profondément changé les habitudes des travailleurs. Description de cinq comportements découlant de cette révolution technologique.

Une surcharge réelle
Vos collègues n’en finissent plus de se renvoyer la balle sur le dernier dossier épineux, et des entreprises inondent votre boîte de courriels d’offres et de promotions. Une étude de Yahoo! et de l’University of Southern California Information Sciences Institute conclut qu’une personne ne répond qu’à 5% de ses messages si sa boîte de messagerie est surchargée, alors qu’elle répond à 25% d’entre eux dans une boîte peu remplie. Pour plus de productivité, optez pour la parcimonie!

Le téléphone, «trop» accessible
Il vibre dans notre poche et est si vite dégainé. Sur un cellulaire, le temps moyen de réponse à un courriel est radicalement moindre: seulement 28 minutes, contre 57 minutes sur une tablette et 62 minutes sur un ordinateur. La petitesse de l’écran force aussi des échanges plus courts: 20 mots en moyenne sur téléphone, contre 27 mots sur tablette et 60 sur ordinateur.

Et non seulement répond-on plus vite, mais avec un téléphone intelligent en main, on travaille davantage. Un tiers des utilisateurs de l’internet, du courriel et du cellulaire se sentent obligés de travailler davantage, selon le Pew Research Center.

Un substitut parfois inefficace
Le courriel a tendance à remplacer et à allonger une conversation qui durerait de 5 à 10 minutes en personne, tout au plus. Shayne Hughes a banni les courriels dans sa firme de consultation en ressources humaines pour dirigeants durant une semaine. Surprise! Après la panique initiale, la productivité était à son zénith chez tous les employés. Le bon vieux téléphone et le tête-à-tête permettent d’aller droit au but et d’y penser à deux fois avant de faire une requête. Difficile de s’en passer toutefois: 78% des employés de bureau sondés considèrent le courriel comme «très important» pour leur travail, selon le Pew Research Center.

La facilité à portée de main
Lorsqu’on répond à un courriel qui ne nécessite qu’une courte réponse peu compliquée, on ressent immédiatement un faux sentiment d’accomplissement. Au contraire, devant un message qui demande temps et réflexion, on fuit, à la recherche d’une autre tâche facile dans notre boîte de réception. Non seulement le courriel encourage la paresse intellectuelle, mais elle peut même engendrer de la procrastination. Qui a envie de détailler ses stratégies de vente du prochain trimestre par courriel à 15h45?

Des priorités oubliées
Les travailleurs passent en moyenne 28% de leur journée à gérer leurs courriels, selon une étude du McKinsey Global Institute et du International Data Corp. Tout ce temps consacré aux messages distrait l’employé des tâches liées à son véritable travail (39% du temps). Il en résulte un mauvais classement de la priorité des tâches et, ultimement, moins d’avancement et d’innovation pour le travailleur et l’entreprise. Shayne Hughes admet avoir été confronté, dans sac carrière, à la zone de confort qu’il s’était créée. En répondant constamment aux courriels, il n’avait «pas le temps» de s’investir dans le développement d’une vision à plus long terme pour sa compagnie. Une situation lourde de conséquences!