Apprendre à déléguer efficacement

Combien de fois avez-vous été déçu en recevant le travail d’un collègue ou d’un employé? Vous vous êtes peut-être dit intérieurement : «Ce n’est pas ce que j’attendais.» Ma question : Comment avez-vous délégué ce mandat? Bien déléguer est un art qui se maîtrise facilement si l’on suit quelques règles de base. Les voici.

Définition claire du mandat
Avant de déléguer quelque tâche que ce soit, clarifiez bien vos attentes. Définissez clairement les paramètres du mandat, comme les éché­ances, le budget, le livrable, etc. Ensuite, assurez-vous de préciser le niveau d’autorité que la personne aura pour réaliser le mandat. Par exemple, s’il s’agit d’un réaménagement : les limites financières pour autoriser des achats et les décisions qu’elle peut prendre seule.

Rencontre
Planifiez une rencontre formelle pour déléguer le mandat et expliquer tous les éléments du point précédent.

Validation de la compréhension
Afin de vous assurer que le mandat soit bien compris, demandez à la personne de résumer, dans ses mots, ce qu’elle comprend du mandat. Cette étape importante vous permettra de vérifier si la personne a bien compris le mandat et de clarifier les éléments qui doivent l’être. En général, nous avons tendance à demander : «Est-ce clair?» La personne répond : «Oui.» Sauf qu’on ne sait pas si elle a compris ou pas. La reformulation est plus efficace dans ce contexte.

Plan d’action
Selon le niveau d’expertise de la personne, demandez-lui comment elle entend réaliser le projet. Discutez ouvertement du plan d’action avec plus ou moins de détails, selon le niveau de compétence. Il est possible que la personne demande de vous revenir avec un plan. Con­venez alors d’une date de rencontre pour en discuter.

Soutien
Demandez à la personne ce dont elle a besoin pour réaliser le projet et comment vous pouvez l’aider à réussir son mandat.

Suivi
Au cours de la rencontre de délégation, définissez des suivis à effectuer (une rencontre par semaine, par mois, par écrit, en personne, etc.).

Rétroaction
Lorsque le mandat est terminé, faites un retour sur le mandat pour donner un feedback positif et constructif et faire le point avec la personne sur ce qu’elle a appris, ce qu’elle a apprécié, etc.
Ces quelques étapes vous permettront de dormir sur vos deux oreilles et, surtout, de limiter les mauvaises surprises.