L'organisation, ça s'apprend

Avec une multitude de tâches à accomplir, d’informations à digérer, d’attentes grandissantes et de délais courts, l’organisation du travail représente un vrai défi. Voici quelques trucs pour mieux gérer le tout.

– Définissez clairement vos priorités en fonction de vos objectifs et ceux de l’entreprise. Au besoin, validez-les avec votre supérieur. Le principe est de gérer des priorités pour ensuite les insérer dans votre horaire. 

– Tenez une liste à jour de tout ce que vous devez faire. David Allen, auteur du livre, S’organiser pour réussir, recommande de tenir des listes complètes par secteur d’activité. Celles-ci comprennent les choses à faire, les projets en cours, les décisions à prendre. 

– Réservez un moment dans la semaine (David Allen recommande le vendredi après-midi) pour mettre à jour votre liste de «To Do»  et faire le point sur vos priorités. Gardez sous la main les priorités de la semaine. Évitez de consulter toute la liste pour ne pas vous décourager.

– Effectuez une tâche à la fois, restez concentré et évitez les interruptions.

– Gardez votre espace de travail ordonné.

– Réservez un moment pour travailler sur certaines tâches. C’est comme avoir un rendez-vous avec vous-même. Si vous ne pouvez le respecter, réservez une nouvelle plage horaire.

– Prenez des rendez-vous téléphoniques plutôt que d’effectuer des retours de téléphone.

– À la fin de la journée ou le matin, revoyez vos priorités pour mieux vous organiser.

– Si des priorités sont en conflit, consultez votre patron pour déterminer ce qui est vraiment prioritaire.

– Choisissez l’outil de gestion du temps, électronique ou papier, qui vous convient le mieux et utilisez-le.

– Assistez uniquement aux réunions qui sont nécessaires. Demandez l’agenda et l’objectif. Cela incitera le responsable à être efficace.

– Travaillez avec un certain sentiment d’urgence.

– Si vous le pouvez, travaillez à la maison pour effectuer des tâches requérant plus de concentration.

– À la fin de la journée, laissez votre travail derrière vous afin de bien vous reposer et «d’être d’attaque» le lendemain.

– Demeurez en forme. Cela améliore la concentration.

En espérant que ces trucs vous permettront de mieux respirer et d’avoir un sentiment de contrôle sur votre travail.