Apprenez à bien planifier vos journées

Un truc pour tirer le meilleur de sa journée de travail et ne plus arriver à 17 h avec le sentiment de n’avoir «rien fait»: planifier! Voici quelques astuces pour bien planifier sa journée de travail.

On peut être occupé tout en étant improductif si on ne parvient pas à se concentrer sur l’essentiel. Eisenhower, l’ancien président américain et commandant en chef des forces alliées lors de la Seconde Guerre mondiale, était reconnu pour son excellence en matière de gestion du temps. Sa méthode consistait à distinguer l’urgent de ce qui peut attendre et l’important de l’accessoire, pour répartir les tâches en quatre catégories. La première regroupe ce qui qu’il est urgent et important de faire. Elle nécessite donc une action immédiate, qui donne un sentiment d’accomplissement. C’est excellent pour le moral!

Dans le deuxième groupe, on trouve les tâches importantes, non urgentes, mais dont il faut tout de même planifier l’exécution. La troisième catégorie réunit les activités urgentes, mais peu importantes, qu’il convient de déléguer. Pour terminer, les actions ni urgentes ni importantes doivent être réalisées quand on a le temps ou, mieux, être supprimées si on réussit à convaincre son supérieur qu’on y gagnera de la productivité.

Diviser son temps en blocs
Une fois le tri effectué entre ses différentes tâches, se bloquer du temps est une bonne stratégie pour atteindre ses objectifs de la journée selon Cal Newport, un informaticien également auteur du blogue Study Hacks, dans lequel il décode les moyens d’atteindre le succès, rien de moins. Tous les soirs, il consacre de 10 à 20 minutes à planifier sa journée du lendemain. Chaque bloc de temps est associé à une tâche.

Il estime qu’une semaine de 40 heures de travail ainsi organisée permet d’accomplir autant qu’une semaine de 60 heures non structurée. Cependant, attention à réserver des créneaux dans son horaire pour faire face aux imprévus, qui surgissent toujours au cours d’une journée.

Bien choisir son moment
Une bonne planification passe aussi par une adaptation de son horaire à son rythme biologique. La plupart des personnes se sentent fatiguées en début d’après-midi. Ce n’est donc pas le moment de se lancer dans une activité ennuyeuse. Envoyez plutôt des courriels. Selon MailChimp, le pic d’ouverture des courriels survient vers 14h. Les chances de recevoir une réponse rapide sont donc plus grandes à ce moment.

Mais pour le reste, la fluctuation énergétique varie beaucoup selon les gens. Les matinaux devraient effectuer les tâches les plus exigeantes en début de journée, alors que les oiseaux de nuit devraient penser à terminer leur journée de travail plus tard, quitte à commencer plus tard le matin. Certains se sentiront énergisés après une réunion et pourront se plonger tout de suite dans un travail demandant de la concentration, alors que d’autres se sentiront lessivés et auront intérêt à répondre à leurs courriels plutôt qu’à résoudre des problèmes ou à prendre des décisions. Apprendre à reconnaître son schéma de fonctionnement est donc essentiel pour mieux comprendre sa façon de travailler et ainsi gagner en efficacité.