«Lacunes significatives» dans la gestion des contrats en technologies de l’information
Pas de planification des besoins et des coûts, faible concurrence: le Bureau du vérificateur général (BVG) de la Ville de Montréal pointe des «lacunes significatives» dans la gestion des contrats du Service de technologies de l’information (STI).
Dans son dernier rapport rendu public lundi, il conclut que les «principes de saine gestion» dans les étapes précédant l’octroi des contrats ne sont pas respectés.
Son audit a été fait du 1er janvier 2013 au 30 juin 2015 et a porté sur 5 ententes-cadres de 3 ans, représentant un budget de 32,4M$.
Avant le lancement d’un appel d’offres, le service doit toujours évaluer ce dont il a besoin en matière de services externes. «Le STI n’avait toutefois pas à sa disposition [lors de l’audit] de portrait clair des compétences et des expériences [qu’il cherchait à l’externe], s’inquiète le BVG dans son rapport. Aucune documentation n’a pu nous être remise permettant d’appuyer la détermination de ces besoins à combler.»
Le STI accorderait beaucoup d’importance aux avantages du recours aux firmes externes, mais l’embauche à l’interne n’était considérée que si un poste était vacant, note le BVG. «Implicitement, le STI considérait que le recours à des ressources externes leur était imposé en raison des mesures de rationalisation des effectifs qui se succèdent depuis quelques années à la Ville», observe-t-il.
Par ailleurs, impossible de confirmer si le taux horaire offert aux firmes dans les appels d’offres était réellement représentatif du marché. «Tout comme pour les heures estimées, aucune documentation n’a pu nous être remise pour appuyer les taux horaires utilisés dans les estimations de coûts», regrette dans son rapport le BVG, qui a dû uniquement se fier aux propos des fonctionnaires du STI.
«On dit toujours que notre système informatique est défaillant; alors, au lieu de se concentrer sur les besoins, le service des technologies de l’information se concentre visiblement sur l’urgence et oublie le processus», analyse Danielle Pilette, professeure spécialisée en gestion municipale à l’UQAM, qui souligne que cette vision existe également au sein du gouvernement du Québec.
En choisissant de conclure des ententes-cadres de trois ans, plutôt que plusieurs petits contrats dans le temps, les firmes n’assument qu’une faible part des risques liés à la réalisation des mandats qui leur sont confiés. «Les [firmes] n’ont aucune obligation, dans les faits, à l’égard de la qualité et du respect des délais. L’obligation des firmes se résume à fournir des ressources selon les demandes de la Ville et les taux horaires convenus», souligne le BVG, qui suggère de transférer aux firmes une plus grande part des risques.
Le BVG s’inquiète également de la concurrence dans l’octroi de ces contrats. Il observe que les critères portant sur l’expérience comptent pour beaucoup dans le choix des contractants, et les firmes retenues ont toutes plus de 100 employés. «Il est raisonnable de penser que ces critères favorisent de facto les firmes de plus grande envergure au détriment des plus petites», indique le BVG.
Peu de temps avant la fin des contrats, seulement «50% des heures estimées initialement [avaient] été utilisées». «Il est raisonnable de penser que des firmes n’ayant pas soumissionné parce qu’elles estimaient ne pas avoir la capacité pour répondre à la demande de la Ville auraient pu le faire si ces besoins avaient été mieux prévus», regrette le BVG dans son rapport.
«Le service des technologies de l’information est fort probablement plus intéressé à assurer la compatibilité de ses ressources, de s’assurer que tout fonctionne, que d’assurer une bonne concurrence», conclut Mme Pilette.
