Conseils de pro pour s'organiser

Cumuler travail à mi-temps, passion personnelle et réussite dans les études tient parfois de l’exploit. Et quand les journées s’obstinent à ne durer que 24 heures, pour ne pas que les études pâtissent du manque de travail, mieux vaut adopter une bonne méthode d’organisation.

Apprendre aux gens à bien gérer leur temps, c’est justement le travail de René-Louis Comtois. Directeur de Qualitemps, une entreprise qui propose des formations en gestion et en organisation du travail, l’homme est aussi l’auteur de Bien gérer son temps, publié aux éditions Quebecor en 2006. Il partage ses conseils avec les lecteurs de Métro.

• Le principe du quand

«Le principe du quand est à la base d’une bonne méthode de gestion du temps, affirme d’emblée le spécialiste. Le strict opposé est d’accumuler de petites notes ou des piles de choses à faire plus tard.» Ce principe est simple : lorsqu’on a quelque chose à faire, il faut immédiatement le noter à l’agenda, pour pouvoir l’oublier aussitôt. Résultat : une tâche programmée et moins de stress.

• Choisir son agenda

Lors de ses formations en entreprise, René-Louis Comtois conseille d’opter pour des agendas dans lesquels une page correspond à une journée. «Ce conseil est sans doute moins valable pour les étudiants, qui ont moins de tâches différentes à gérer en une journée», concède-t-il. Toutefois, pour les amateurs d’agendas électroniques, il recommande Outlook par rapport aux applications Google «qui n’offrent pas de bonnes fonctionnalités en ce qui concerne les tâches».

• Séquencer les longs travaux

«Si vous devez écrire une composition sur un texte, par exemple, la première étape sera de le lire, la deuxième, de l’analyser, etc.» Chaque gros travail de recherche ou d’écriture peut ainsi être divisé en tâches plus succinc­tes, qui peuvent être échelonnées sur plusieurs jours dans l’agenda (selon le principe du quand, bien sûr).

• Identifier son temps maîtrisable

Le temps maîtrisable correspond aux heures «dont on dispose réellement dans une journée». C’est pendant ce temps qu’on va effectuer les tâches inscrites à l’agenda, et c’est donc lui qui détermine ce qu’on va y inscrire. Mais entre les cours et le travail, l’étudiant a finalement peu de temps maîtrisable. «Lorsqu’on a peu de temps maîtrisable, il est d’autant plus important de bien répartir ses tâches et de ne pas trop se poser de questions sur ce qu’on va faire avant de passer à l’action.»

• Le piège des listes «à faire»

Établir une liste (et une seule) des choses à faire est un bon premier pas. Mais René-Louis Comtois propose d’aller plus loin : «Il faut prendre l’ensem­ble des tâches et leur attribuer une durée, pour estimer ce qu’on aura le temps de faire. Il faut être raisonna­ble.» Autre conseil : établir des priorités.

• Rester concentré

Lorsqu’un après-midi de travail s’annonce, comment conserver sa concentration? D’abord, en s’aménageant des pauses toutes les heures et demie. Ensuite, en regroupant les tâches par activités : passer ses coups de téléphone, répondre aux courriels, étudier une matière… Et enfin, supprimer toutes les sources de distraction. «Cela prend du temps de retrouver un bon niveau de concentration après avoir été interrompu», rappelle René-Louis Comtois. Alors, lorsqu’on commence à travailler, mieux vaut désactiver les «chats» et autres Facebook de son ordinateur.