Adjoint administratif, un domaine polyvalent

CV

• Nom: Mireille Tremblay, adjointe administrative
• Formation: technique de bureautique au collège François-Xavier-Garneau (mai 2009)
• Employeur au moment de l’entrevue: Conseil des arts et des lettres du Québec
• Dans la profession depuis: 2011

Qu’est-ce qui vous plait dans cette profession?
J’ai décidé d’étudier là-dedans parce qu’on est appelé à faire plusieurs tâches différentes. Je peux penser que je vais faire telle chose pendant la journée et finalement, ce n’est pas du tout ce qui se passe. La mission du Conseil des arts et des lettres du Québec me plait beaucoup: j’ai été saxophoniste dans la Réserve navale pendant plusieurs années, donc c’est valorisant pour moi d’aider les artistes à se réaliser.

À quoi ressemble une journée type d’un adjoint administratif?
Mes tâches se concentrent surtout sur la gestion documentaire et le soutien à mon supérieur de la Direction des ressources humaines, de l’administration et du mécénat. Je m’assure que les classements de documents soient faits dans les temps et m’occupe du centre de documentation. Je suis aussi en charge du classement des documents dans notre site interne et du suivi budgétaire. Je peux également faire de la rédaction et de la mise en page de documents pour le conseil d’administration ou encore m’occuper de la réception.

Quelles sont les qualités requises pour devenir d’adjoint administratif?
Il faut aimer interagir avec les gens et avoir une bonne concentration, puisque nous sommes régulièrement interrompus dans notre travail, que ce soit pour répondre à des questions ou des demandes ad hoc. Le souci du détail et la maîtrise du français sont aussi des éléments importants, puisqu’on est souvent la dernière paire d’yeux à vérifier et réviser les documents. Je dois aussi faire preuve de discrétion lorsque je travaille à des dossiers d’assignation de bourses et de subventions par les jurés.

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Y a-t-il des aspects de votre travail qui vous déplaisent?
Le côté routinier du classement documentaire peut parfois être moins agréable et long, mais ça fait partie de mon travail, et au final, ça ne représente qu’un très faible pourcentage de l’ensemble de mes tâches.

Auriez-vous des conseils à donner à quelqu’un qui souhaite exercer ce métier?
Il est crucial de se maintenir à jour dans les logiciels utilisés. Tout ça évolue très vite: l’un de ceux qu’on nous avait enseigné pendant ma technique en 2009 n’existe plus aujourd’hui. C’est un métier qui demande de la rapidité pour traiter certains dossiers, alors si une personne est en difficulté parce qu’elle n’a pas fait la transition entre la suite Office 2003 et 2013, ce sera problématique.

Bureautique: une formation en demande

Un site web défraichi avec une mise en page datant du début des années 2000 peut facilement décourager l’internaute de poursuivre sa navigation. Les entreprises l’ont bien compris et recherchent de plus en plus des adjoints administratifs doués pour ce genre de tâches.

À Montréal, le seul cégep à offrir une formation de ce type en français est le Collège de Rosemont. Les étudiants de la technique de bureautique, microédition et hypermédia apprennent la mise en page, des éléments d’infographie et l’édition en tous genres pour des rapports annuels, bulletins internes et documents promotionnels, entre autres.

«J’enseigne dans le domaine depuis plus de 30 ans et s’il y a eu une baisse de la demande pour nos diplômés dans les années 1990, il est clair qu’il y a une remontée depuis les années 2000», indique Carole Bellemare, responsable de la coordination de cette technique au Collège de Rosemont.

Faits saillants

• Le Collège de Rosemont forme chaque année une quarantaine d’étudiants en technique de bureautique.
• La moitié d’entre eux seront embauchés par des ministères, les autres se placeront dans de petites entreprises.
• Le cégep a reçu dix offres d’emploi pour un finissant au cours des cinq dernières années.
• La vaste majorité des élèves de la technique en bureautique du collège sont des adultes qui effectuent un retour aux études.