Gérer ses priorités

Quand un candidat me dit en entrevue qu’il gère bien ses priorités, je lui demande de m’expliquer comment. La majorité répond s’occuper des choses importantes en premier. Wow, je n’y avais pas pensé! Et puis, ce n’est pas tout à fait exact…

Pour atteindre votre objectif efficacement, plusieurs principes sont à respecter. Il faut notamment savoir dire non pour pouvoir dire oui. On ne peut pas tout faire et il arrive de devoir choisir. Mieux vaut accomplir une seule chose que d’en entamer plusieurs sans les terminer.

Si vous avez les ressources nécessaires, déléguez les tâches secondaires et concentrez-vous sur l’essentiel. C’est souvent le défaut des gestionnaires trop contrôlants qui n’ont pas confiance dans leur équipe.

La vraie question n’est pas la gestion des futilités, mais de cibler ce qui est prioritaire ou non. Ça parait évident, mais ça ne l’est pas. On confond souvent importance et priorité. Il y a pourtant une nuance trompeuse. L’important, ce sont les étapes, alors que les priorités dépendent de la chronologie des évènements nécessaires à l’atteinte de l’objectif. Pour des projets complexes en milieu professionnel, l’ordre des tâches à effectuer est décrit dans un cahier des charges. Prenons un exemple simple pour comprendre le principe: l’organisation d’un souper entre amis.

Pour que la fête soit réussie, vous devez faire votre épicerie, cuisiner et acheter un nouveau service d’ustensiles. Bien que le point culminant de votre projet réside dans la préparation du repas, il est évident qu’il faut commencer par faire les courses. Il serait aussi pertinent d’en profiter pour passer acheter vos nouveaux ustensiles plutôt que d’avoir à sortir deux fois dans votre journée.

C’est dans la préparation de votre festin que ça se complique et que la présence d’un cahier des charges est nécessaire et efficace. Il est primordial que chaque partie du plat se synchronise sur la fin, pour ne pas rater l’ensemble. Pour un spaghetti, bien que ce soit la sauce qui fasse le plat, il faut commencer par mettre l’eau des pâtes à bouillir avant de commencer à couper les tomates. Les pâtes et la sauce seront ainsi prêtes simultanément. Si vous faites un repas complexe avec entrée, plat, dessert et que le tout requiert toutes vos plaques de cuisson, votre four et le four à micro-ondes, planifier les étapes dans un cahier des charges vous permettra de ne pas passer la fête à courir vers la cuisine.

Déterminez vos priorités selon l’importance, tout en tenant compte des urgences chronologiques.