Travailler sans papier, c'est possible!

Dans la foulée du virage environnemental, plusieurs villes et arrondissements montréalais de la région ont adopté le principe de conseil sans papier. Si certains élus sont désormais munis de tablettes iPads ou de Notebooks, d’autres travaillent encore avec des documents papier.  

Pierrefonds-Roxboro a été le premier arrondissement de Montréal à tenir une séance du conseil sans papier en 2005. À l’époque, on soutenait que les nombreux documents mis à la disposition des élus et des gestionnaires pour les séances publiques du conseil nécessitaient la préparation de 12 cahiers à anneaux contenant chacun en moyenne 300 feuilles souvent imprimées ou photocopiées à partir de documents reçus en format électronique des services internes et des professionnels qui transigent avec la Ville. Ainsi donc, plus de 50 000 photocopies par année ont été éliminées uniquement pour les séances du conseil avec l’arrivée des ordinateurs portables comme outil de travail principal. Une économie annuelle d’environ 6000$, incluant les frais d’utilisation du photocopieur, le coût du papier et le salaire du personnel affecté souvent en heures supplémentaires pour la préparation des cahiers.

Greffière à Beaconsfield, Helen Finn soutient que l’instauration des conseils sans papier (en 2006) est une efficacité accrue au niveau du fonctionnement du travail. «Autrefois, on produisait des piles de papier à toutes les séances… À chaque fois qu’il y avait une correction, il fallait recommencer six fois pour tout le monde. Tandis que sur un ordinateur, tu fais un document et tout le monde l’a», affirme-t-elle.  

Pour sa part, le village de Senneville tente depuis déjà plusieurs années de réduire sa consommation de papier. Les caucus et conseils sans papier ont été mis en place il y a environ trois ans. Les conseillers sont désormais munis de Notebook et ont accès à toute leur documentation via le site web municipal sécurisé sans à avoir à imprimer du papier. «L’appareil leur est prêté et quand ils se retirent, l’appareil est remis à la Ville et prêté au prochain conseiller», précise la greffière, Joanne Bouclin.

À L’Île-Bizard-Sainte-Geneviève, les conseils sans papier existent depuis 2008. «On sauve beaucoup, beaucoup dans l’impression», affirme d’emblée le maire d’arrondissement Richard Bélanger. L’élu à beau apporter son iPad personnel à chaque réunion du conseil, il aime encore prendre des notes papier. «Quand tu es avec le public, tu ne peux pas commencer à taper. Si je veux prendre des notes sur des questions que j’ai eues, je l’écris directement sur la résolution. Mes conseillers sont néanmoins tous sans papier».    

Comme le journal Cités Nouvelles l’a rapporté, le mois dernier, les élus, le directeur général et la greffière de Dollard-des-Ormeaux sont désormais munis de tablettes numériques iPad 2 pour travailler. Les 11 tablettes tactiques d’Apple ont coûté chacune près de 1000$ incluant les taxes. Les élus ont déboursé 200$ pour l’achat de ses appareils numériques, soit 20% du coût total.

Selon la greffière, Chantale Bilodeau, «nous évitons d’imprimer environ 16 500 copies par année (une moyenne de 100 feuilles par séance X 12 séances régulières et environ 3 séances extraordinaires x 11 livres qui étaient préparées pour chaque séance)». Dollard-des-Ormeaux sauve ainsi en productivité alors qu’autrefois, les employés devaient faire plusieurs photocopies.

Encore au papier

À Pointe-Claire, la responsable des communications, Ginette Brisebois soutient que le conseil sans papier est un projet à court terme. «Moi et la greffière adjointe assisterons à une réunion début février organisée par une compagnie électronique. Il sera notamment question des conseils sans papier». La ville voisine, Kirkland, entend aussi joindre le mouvement l’an prochain. «C’est quelque chose qu’on a regardé il y a quelques années, mais pour toute sorte de raison on n’avait pas le personnel, le temps et les ressources qu’il fallait sacrifier au projet. C’est quelque chose qu’on veut commencer à regarder cette année pour possiblement une implantation en 2013», soutient la greffière, Lise Labrosse. Du côté de Sainte-Anne-de-Bellevue, le directeur général, Martin Bonhomme affirme : «on va sûrement regarder éventuellement, mais à court terme ce n’est pas dans les plans». Enfin à Baie-d’Urfé, la greffière Nathalie Hadida est claire: les conseils sans papiers ne seront même pas considérés avant le prochain mandat. Pour l’instant, «on imprime recto verso et on distribue uniquement les documents essentiels», conclut la dame.