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Les astuces de la semaine: trouver un format de fichier précis et substituer des mots automatiquement

Chaque semaine, le centre Étudiants bien branchés de HEC Montréal
présente des astuces informatiques afin de faciliter la vie de tous au
bureau, à l’école ou à la maison…

L’astuce web de la semaine:
Avec le moteur de recherche Google, trouver des documents selon un format précis.

Mise en contexte :
Lorsque
nous réalisons des recherches, il arrive parfois qu’on veuille limiter
les résultats du moteur de recherche à certains types de fichiers bien
précis qui permettront de répondre d’une meilleure manière à nos
besoins. Il peut s’agir de fichiers sous format Word (.doc), PDF
(.pdf), Powerpoint (.ppt) ou encore de tableurs Excel (.xls).

Manipulation à réaliser :

  • Sur
    la page d’accueil du moteur de recherche Google, cliquez sur «Recherche
    avancée» qui se trouve à droite de la zone de recherche.

  • Dans le champ «tous les mots suivants» tapez les mots avec lesquels vous désirez effectuer votre recherche.
  • Dans le champ «Format de fichier», s’assurer de sélectionner Seulement
  • Juste
    à droite de «Seulement», il y a un autre champ qui par défaut affiche
    «Tous les formats». En cliquant dessus, vous faites afficher une liste
    des types de fichiers. Vous pouvez ensuite sélectionner le type de
    fichier désiré.

  • Cliquez sur l’icône Recherche Google ou tapez Entrée.

Attention: Cette manipulation n’est valable qu’avec le moteur de recherche Google et sachez qu’en réalisant
cette manipulation vous limitez votre recherche au format de fichier
spécifié. Par conséquent, vous pouvez passer à côté de documents
pertinents qui sont présentés sous d’autres formats.

L’astuce bureautique de la semaine:
Substituer un ou des mots automatiquement.

Mise en contexte :
Il arrive parfois de trouver des mots qui se répètent ou des chiffres que l’on voudrait remplacer partout dans un document Office. Deux choix sont disponibles: chercher toutes les occurrences du mot ou bien utiliser l’outil de remplacement disponible dans la plupart des logiciels de la gamme Office.

Manipulation à réaliser :

  • Appuyez sur CTRL-H. Ou trouvez l’élément Remplacer dans le menu Édition.
  • Sur le champ «rechercher» vous écrivez le mot ou phrase à remplacer. La nouvelle expression ira dans le champ «remplacer par». Ensuite, il suffit de cliquer sur le bouton «remplacer» pour modifier l’occurrence actuelle ou bien sur «remplacer tout» pour modifier toutes les occurrences dans le document.
  • Il est possible d’être davantage spécifique dans le remplacement. Par exemple, de chercher des mots à remplacer ayant des majuscules, il suffit de cliquer sur «respecter la casse». Pour voir ces options il faut cliquer sur le bouton «plus».

Attention: Si l’on souhaite ne pas modifier une occurrence il faut appuyer sur le bouton «suivant».

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