8 conseils pour rédiger efficacement vos courriels
Staff - Branchez-vous.com
Branchez-vous.com vous
propose quelques conseils pour peaufiner la rédaction de vos
communications électroniques personnelles ou professionnelles. Puisque
le courriel possède l’avantage de laisser trace des interlocuteurs en
présence et du sujet discuté, mieux vaut maîtriser l’art de le rédiger.
1) Il n’est jamais approprié d’utiliser des
lettres majuscules. Il faut souligner l’information importante en
caractère gras. D’une même façon, et si le courriel est adressé à
plusieurs destinataires, cette mise en forme devrait aussi être
utilisée pour confirmer l’action à entreprendre par une seule personne.
Par exemple: @Monsieur Paresse: Bien vouloir faire parvenir le rapport final aux membres de l’équipe d’ici 48 heures.
2) Si une action est souhaitée (retour d’appel, envoi de documents),
le destinataire doit s’en rendre compte rapidement. Une bonne astuce
est d’indiquer ses attentes en début de courriel et d’éviter d’écrire
une longue histoire avant d’indiquer l’action à entreprendre.
3) Une signature courte et professionnelle est souhaitable. Bien
souvent, le titre de la fonction occupée en entreprise et le numéro de
téléphone renseignent adéquatement.
4) L’objet du courriel se doit d’être représentatif du sujet abordé.
Si de longs échanges de courriels s’ensuivent, il s’avère judicieux de
changer l’objet du message pour le rendre facilement identifiable lors
d’une recherche.
5) Chaque courriel envoyé doit être précédé d’une relecture. Le
rédacteur doit se mettre à la place du destinataire. Il faut donner une
vue d’ensemble du problème ou de la situation. Mieux vaut préciser dans
un seul courriel, que d’être obligé de répondre trois fois pour assurer
toute clarification. Le fait d’anticiper les questions qui pourraient
être posées par les destinataires est un bon moyen d’arriver à cette
fin.
6) Le champ CCI (copie conforme invisible) est indispensable. En
déplaçant les destinataires non-essentiels vers cette section, le
rédacteur s’assure de limiter les réponses multiples de type «Répondre
à tous» qui engorgent rapidement toute boîte de réception.
7) Il est préférable d’éviter l’envoi de documents volumineux par
l’entremise du courriel. Pourquoi ne pas utiliser une application telle
que Dropbox et fournir un lien internet à tous les destinataires?
8) La courtoisie exige parfois de prendre un peu de recul avant de
répondre à un sujet délicat. La rédaction d’un message doit se faire
dans les meilleures dispositions possibles.
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