Gérer la sous-performance de façon proactive
Marie-Ève Lapalme, Olivier Doucet, par la revue Gestion HEC Montréal
La gestion d’employés sous-performants compte parmi les responsabilités les plus redoutées des gestionnaires. Comment accomplir cette tâche sans vous attirer d’ennuis? Voici 3 erreurs courantes à éviter.
1) Tarder avant d’agir
Sous-estimer les conséquences du problème et ne pas intervenir dans l’espoir que la situation se règle d’elle-même est une erreur fréquente. Malheureusement, la pensée magique ne résout rien.
Tolérer un cas de sous-performance peut même avoir des conséquences importantes pour l’individu, mais aussi pour ses collègues, pour vous, le gestionnaire, et pour l’organisation. Le plus faible maillon d’un groupe tire la performance des coéquipiers vers le bas. Ce phénomène est d’ailleurs bien documenté dans la littérature scientifique.
Vous pourriez, par exemple, voir votre leadership remis en question, ce qui dégraderait certainement le climat de travail.
Tarder à agir peut aussi entraîner l’employé dans une spirale de sous-performance, qu’il vous sera encore plus difficile de corriger.
2) Passer à l’action trop rapidement
Si mettre du temps à agir peut être néfaste à plusieurs égards, intervenir trop vite n’est pas non plus sans conséquence. Vous pourriez être tenté de rencontrer l’employé rapidement sans avoir en main toutes les informations nécessaires pour effectuer une intervention efficace. Votre rétroaction et vos actions pourraient alors être basées sur des jugements erronés.
Avant d’agir, voici quelques questions à vous poser:
- À partir de quel moment s’est manifesté le problème de sous-performance?
- Des changements dans l’environnement organisationnel ou dans la vie personnelle de l’employé ont-ils pu affecter sa performance?
- Les attentes de l’organisation à l’égard de cet individu sont-elles claires et lui ont-elles été bien communiquées?
- L’employé dispose-t-il des ressources nécessaires pour effectuer son travail?
- Comme gestionnaire, est-ce que j’accompagne cette personne de façon adéquate?
Pour avoir un portrait éclairé de la situation et traiter le problème de façon objective, vous pouvez interroger d’autres personnes au sein de l’équipe. Ces dernières vous donneront ainsi l’occasion de valider certaines informations. Bien sûr, cette démarche doit être faite dans la plus grande confidentialité.
Une fois que vous aurez obtenu les réponses à vos questions, vous comprendrez mieux les causes de la sous-performance de l’employé. Vous pourrez ensuite lui proposer un plan d’action ciblé.
3) Perdre de vue l’objectif fondamental de l’intervention
N’oubliez pas qu’agir auprès d’un employé sous-performant n’a pas comme objectif de le punir, mais de corriger le tir et de l’aider à s’améliorer. Vous cherchez après tout à encourager la performance, n’est-ce pas?
Des études réalisées par des neuroscientifiques montrent que commencer une intervention relative à la sous-performance par une mesure punitive, par exemple une mesure disciplinaire, engendre le plus souvent une réaction de défense chez l’individu. Si l’employé se sent blâmé, il cherchera à minimiser le problème, à réfuter les arguments avancés et à justifier ses actions dans le but de se protéger face à la menace perçue. Pour déconstruire ce réflexe de survie et faire en sorte que l’employé améliore son comportement dans la durée, votre intervention doit cibler deux leviers de changement: le sentiment de responsabilité et la fierté.
D’une part, en énonçant le problème de façon neutre, en décrivant les conséquences et en formulant vos attentes de façon claire, l’employé sera plus motivé à changer afin de respecter ses engagements. D’autre part, en observant attentivement la situation et en reconnaissant rapidement toute amélioration, même les plus petites, vous lui montrerez que vous constatez un changement positif. Il se sentira valorisé et motivé à maintenir ses nouveaux comportements.
Gérer la sous-performance : une formule gagnante
Il n’existe malheureusement aucune recette clé pour réussir son intervention à tous les coups. Chaque cas de sous-performance est unique, comme l’est chaque employé. En revanche, quatre étapes sont incontournables:
- Vous devez cerner le problème et en identifier les causes.
- Vous devez discuter du problème avec l’employé, lui expliquer les conséquences de sa sous-performance et clarifier les attentes à son égard.
- Vous devez offrir du soutien et établir un plan d’action. Pour responsabiliser l’employé, vous pouvez le questionner sur sa façon d’entrevoir la situation, les pistes d’action qu’il envisage à court terme ainsi que les embûches potentielles. De plus, en demandant à cette personne comment vous pouvez l’aider, vous lancez la balle dans son camp et déplacez le problème vers les solutions.
- Vous devez effectuer un suivi diligent de la performance de l’employé et reconnaître les progrès accomplis.
En raison du rythme de travail soutenu dans plusieurs milieux, les gestionnaires escamotent souvent cette étape. Pourtant, sans elle, une bonne intervention peut vite vous ramener à la case départ, puisque l’employé pourrait reprendre graduellement ses mauvaises habitudes.
Être proactif en matière de gestion de la performance prend du courage, exige du temps et de l’ouverture de votre part. Cependant, c’est un investissement qui en vaut largement la chandelle! Votre équipe vous en sera reconnaissante.
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