Techno

3 moyens de mieux vous organiser

Branchez-vous.com vous
propose quelques solutions faciles pour améliorer l’organisation de
votre espace de travail. Si le dessus de votre bureau s’avère être le
refuge d’une montagne de paperasse ou si vous désirez simplement
reprendre le contrôle sur l’utilisation de vos outils électroniques,
envisager d’approfondir les alternatives suivantes.

1) Gérer tous vos comptes de courriel par l’entremise d’une même plate-forme

L’utilisateur moyen possède souvent plusieurs adresses électroniques
pour lui permettre de gérer différents projets. Il est ainsi parfois
fastidieux de se connecter à plusieurs comptes pour envoyer et recevoir
des courriels. Par conséquent, il est utile de consolider tous ses
comptes électroniques par l’entremise d’une seule plate-forme.

La messagerie Gmail,
par exemple, permet d’importer directement les messages reçus à
d’autres adresses électroniques. Il est aussi possible de configurer
les autres comptes de courrier pour qu’un transfert automatique
s’effectue vers Gmail dès la réception d’un nouveau courriel. Dans ces
deux cas, Gmail devient une boîte de réception centralisée.

Prendre note que d’autres messageries offrent des possibilités comparables.

2) Utiliser les outils Google pour synchroniser vos équipements et calendriers

Pour les utilisateurs qui possèdent un téléphone intelligent, un
ordinateur de bureau et davantage, l’ajout d’un rendez-vous à l’agenda
ou la modification d’un contact oblige parfois l’entrée multiple et
redondante de mêmes données.

La solution réside dans l’utilisation d’un outil de synchronisation. Par exemple, Google Sync
s’assure de la mise à jour automatique des données de ses propres
applications (calendrier et contacts) entre différents ordinateurs ou
téléphones.

D’autres possibilités émergent de Google Calendar Sync.
Ainsi, l’employé qui utilise Outlook au travail, mais qui gère son
agenda personnel par l’entremise de Google se doit habituellement
d’entrer les données en double s’il désire avoir une vision d’ensemble
de ses deux calendriers.

Désormais, et puisque ce logiciel synchronise automatiquement les
événements des deux calendriers, l’entrée manuelle se limite à une
seule pour ensuite apparaître dans les deux systèmes. L’application
offre aussi divers choix de synchronisation. De l’un à l’autre (Outlook
à Google), vice-versa ou dans les deux sens (échanges complets).

3) Mettre sur pied votre système personnalisé d’archives numériques

La meilleure méthode de faire disparaître une pile de documents se
divise en deux étapes. La première de celle-ci est l’utilisation d’un
numériseur pour transformer chaque document physique en format
numérique. Ainsi, chaque fichier PDF généré facilite le classement et
la conservation sur l’ordinateur. L’avantage de cette démarche réside
dans la possibilité de rechercher un document par l’entremise de Google
Desktop, par exemple.

La dernière étape consiste à détruire le document original
préalablement numérisé. Un destructeur de documents est un outil de
travail précieux qui s’assure de faire disparaître à jamais les données
confidentielles imprimées sur support papier.

Nul besoin de dépenser une fortune pour se procurer l’équipement nécessaire. Certains
appareils multifonctions (imprimante, télécopieur, photocopieur,
numériseur) peuvent s’avérer étonnamment efficaces et combler la
majorité des besoins de l’utilisateur moyen.

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